بنابراین لازم است متناسب با تغییرات محیطی(داخلی و خارجی) سیستم‏های اطلاعاتی بهبود یابند تا بتوانند به نیازهای‏ اطلاعاتی مدیران و واحدهای سازمانی بهتر پاسخگو باشند. این امر مستلزم آن است که این سیستم‏ها از جهات مختلف‏ مورد ارزیابی قرار گرفته و با شناخت نقاط ضعف و شناخت‏ وضعیت‏های محیطی بتوان آنها را بهبود بخشید و تجربه نشان داده است، که عدم توجه درست به موارد فوق،گسترش سیستم‏های اطلاعات در کسب و کار عموما موجب‏ جایگزینی مشکلات جدید به جای مشکلات قدیمی می‏شود و این باعث می‏شود تا فواید مورد انتظار حاصل نشوند،علی رغم‏ افزایش سرمایه‏گذاری در سیستم‏های اطلاعات،بهره‏وری ارتقا نیافته و این امر در سالهای گذشته موجب مطرح شدن‏ موضوع‏هایی چون پارادوکس بهره‏وری شده است.بنابراین برای رسیدن به اثربخشی بالا لازم است که سیستمهای اطلاعاتی‏ مدیریت و راه های ارزیابی آن بخوبی شناخته شده ، و با شناخت نقاط ضعف و قوت به رفع اشکالات موجود بپردازیم.

1-2 بیان مساله

اطلاعات یكی از منابع اصلی و با ارزش برای مدیران سازمانها است. نقش و ارزش اطلاعات نسبت به سایر منابع، مانند مواد اولیه و امور مالی، دارای ویژگی خاص است. هر چه حجم و پیچیدگی عملیات وسیعتر می شود اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می كند. علاوه بر این، سرمایه گذاری برای استقرار سیستمهای اطلاعاتی بسیار بالا است. برای یک چنین سرمایه گذاری سنگینی فقط یک هدف می تواند وجود داشته باشد و آن، جلب رضایت استفاده كننده نهایی در داخل یا خارج سازمان است(مهدوی،1386: 236).

پس امروزه، سرمایه‏گذاری در حوزه سیستم‏های اطلاعات یکی‏ از موضوعهای مطرح در تمامی سازمانهاست.در بسیاری‏ موارد،سرمایه‏گذاری در این حوزه موجب صرفه‏جویی‏ فراوانی در هزینه شده است و در موارد دیگر بهره‏وری، متناسب با میزان سرمایه‏گذاری، ارتقا نیافته است. این موضوع‏ در مدیریت نوین و حتی مدیریت کلاسیک مطرح بوده و هست.زمانی برنامه‏ ریزی و طراحی‏های انجام شده مثمرثمر خواهد بود که بر مبنای یک نظام ارزیابی، سنجیده شده و نواقص آن رفع شوند. در این پژوهش سعی برآن است که عوامل موثر بر کیفیت برنامه ریزی استراتژیک سیتم های اطلاعاتی مورد بررسی قرار بگیرد.

1-3 اهمیت و ضرورت تحقیق

درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا كرده اند كه اطلاعات[2] مربوط به اموری را كه با آن سروكار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل كنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه كه در همه فعالیتهای سازمان های عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله كنند. لذا مدیر برای آنكه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات، راجع به وضعیت یا مشكلات مربوط به موضوعی كه می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد. بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد. یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود. ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنكه توان تصمیم گیری و بكارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد. اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است كه دانش و آگاهی[3] آن سیستم را تشكیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده[4] و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است. اگر سیستم پیوسته از محیط

 پیرامون خود اطلاعات كسب كند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید. رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است كه بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد. بكوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد . ازسویی فقر ضعف اطلاعات موجب می شود كه مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و كاملی از آینده نداشته باشد، بلكه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و كامل بشناسد. در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بكند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد كرد. لذا می توان یكی از عمده ترین دلایل عدم كارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیم گیری ضعیف یا غلط یابی به موقع مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات كافی و مناسب دانست و این می تواند به دلیل اهمیت كافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نكردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید، سازماندهی، ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام وكامل باشد(قاضی زاده،1385:1).

هیکس[5] (2004) با مرور گزارشها و مورد پژوهشهای انجام شده درباره کاربرد این فناوری در کشورهای در حال توسعه به نتیجه مشابهی رسیده ( 101-112 ). وی در مطالعه ای با بررسی نوشته ها، نظرخواهی از متخصصان دولت الکترونیکی و تحلیل بیش از 40 گزارش درباره دولت الکترونیکی از کشورهای در حال توسعه نتیجه می گیرد که تنها 15 درصد از ابتکار عمل ها در این زمینه با موفقیت قرین بوده اند،
اما 35 درصد آنها کاملاً شکست خورده و 50 درصد آنها نیز با ناکامی نسبی مواجه شده اند. در ایران نیز وضع چندان بهتری حاکم نبوده است، چنانکه در یک نظرسنجی تنها 12 درصد از مدیران و کارکنان سازمان های دولتی، اعتقاد به موفقیت اینگونه سازمانها در کاربرد سیستمهای اطلاعات مدیریت داشته اند (مشایخی،1384: 196).

بنابراین استقرار سیستم های اطلاعاتی مؤثر به منظور افزایش كارآیی و كارآمدی نظام اداری، جلوگیری از افزایش بی رویه ی هزینه ها، افزایش اثربخشی، كاهش تصدی گری و افزایش كیفیت خدمات با رویكرد مشتری محوری در بخش دولتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و از سوی دیگر توجه به اهمیت شناخت سازمان در طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی مدیریت، به نحوی كه این سیستم ها بتوانند هم تحت تأثیر آن قرار گرفته، هم بر آن تأثیر گذارند، انكارناپذیر است.

[1] Ward

[2] Information

[3] – Intelligence

[4] – Data

[5] Heeks